Databehandleraftale

Standardkontraktsbestemmelser


i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på
databehandlerens behandling af personoplysninger


mellem ”den dataansvarlige” og OpenRecruit ApS herefter ”databehandleren”,


der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne” har aftalt følgende standardkontraktsbestemmelser
(Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets
fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

Indhold


1. Præambel .................................................................................................................................................................... 3
2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser ....................................................................................................... 3
3. Databehandleren handler efter instruks .................................................................................................................... 4
4. Fortrolighed .................................................................................................................................................................. 4
5. Behandlingssikkerhed.................................................................................................................................................. 4
6. Anvendelse af underdatabehandlere.......................................................................................................................... 5
7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer .................................................................................... 6
8. Bistand til den dataansvarlige ..................................................................................................................................... 7
9. Underretning om brud på persondatasikkerheden..................................................................................................... 8
10. Sletning og returnering af oplysninger ................................................................................................................. 8
11. Revision, herunder inspektion ............................................................................................................................. 9
12. Parternes aftale om andre forhold ...................................................................................................................... 9
13. Ikrafttræden og ophør .......................................................................................................................................... 9

1. Præambel

  1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager
    behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
  2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i
    Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af
    fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af
    sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
  3. I forbindelse med leveringen af en rekrutteringsplatform, der kan benyttes af virksomheder og
    organisationer i deres rekrutteringsproces, behandler databehandleren personoplysninger på
    vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
  4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem
    parterne.
  5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
  6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om
    behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og
    varighed af behandlingen.
  7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af
    underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt
    brugen af.
  8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af
    personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som
    minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle
    underdatabehandlere.
  9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af
    Bestemmelserne.
  10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge
    parter.
  11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt
    efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

  1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
  2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
  3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

3. Databehandleren handler efter instruks

  1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C.
    Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
  2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

4. Fortrolighed

  1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås.
    På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
  2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

5. Behandlingssikkerhed

  1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende
    behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
    Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
    som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
    1. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
    2. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
    3. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
    4. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
  2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
  3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32. Hvis mødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

6. Anvendelse af underdatabehandlere

  1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens
    artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
  2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse
    Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
  3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere.
    Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer
    vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst fire ugers varsel og
    derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden
    brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse
    med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som
    den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
  4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke
    behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt
    eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge
    underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse
    Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil
    gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen
    overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
    Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum
    overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og
    databeskyttelsesforordningen.
  5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den
    dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed
    for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser erpålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det
    databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den
    dataansvarlige.
  6. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver
    databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af
    underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af
    databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den
    dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun
foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige
og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som
databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til
EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal
databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre
den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige
interesser.

3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for
rammerne af disse Bestemmelser:

a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en
international organisation

b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland

c. behandle personoplysningerne i et tredjeland

4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder
det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er
baseret på, skal angives i bilag C.6.

5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i
databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke
udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i
databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8. Bistand til den dataansvarlige

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den
dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse
af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes
rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med,
at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

c. indsigtsretten

d. retten til berigtigelse

e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)

f. retten til begrænsning af behandling

g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller
begrænsning af behandling

h. retten til dataportabilitet

i. retten til indsigelse

j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk
behandling, herunder profilering

2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder

b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (enkonsekvensanalyse)

d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet,
inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at
behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige
for at begrænse risikoen.

3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed
databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder
for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

9. Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet
opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 36 timer efter, at
denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til
at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf.
databeskyttelsesforordningens artikel 33.

3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med
at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at
databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33,

stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente
tilsynsmyndighed:

a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt,
kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det
omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere

bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at
begrænse dets mulige skadevirkninger.

4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse
med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på
persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

10. Sletning og returnering af oplysninger

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren
forpligtet til at tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier, medmindre
EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

11. Revision, herunder inspektion

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af
databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den
dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages
af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og
underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.

3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter modbehørig legitimation.

12. Parternes aftale om andre forhold

1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

13. Ikrafttræden og ophør

1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.


2. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.


3. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne
er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.

Bilag A Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den
dataansvarlige:


Som led i den dataansvarliges indgåelse af Aftale om brug af rekrutteringsplatformen, foretager databehandleren som databehandler behandling af personoplysninger for den dataansvarlige som dataansvarlig.


Databehandleren er en softwarevirksomhed, der har udviklet en rekrutteringsplatform, der kan benyttes af virksomheder og organisationer i deres rekrutteringsproces.

I rekrutteringsplatformen behandles ansøgninger og data relatereret til ansøgerne. Rekrutteringsplatformen gør det muligt for brugere at uploade personhenførbare oplysninger såsom navn, adresse, uddannelsesoplysninger og anbefalinger.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig
primært om (karakteren af behandlingen):


Databehandleren leverer en rekrutteringsplatform som anvendes i den dataansvarliges rekrutteringsproces. Rekrutteringsplatformen behandler hermed ansøgninger og data relateret til ansøgere, som uploades af ansøgeren selv eller den dataansvarlige. Samt data på ansatte hos den dataansvarlige som er ansvarlige for rekrutteringsprocessen og dermed er brugere af rekrutteringsplatformen.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:


Følgende personoplysninger behandles i rekrutteringsplatformen:
Navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, uddannelsesoplysninger, anbefalinger og CV.

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:

1. Ansøgere hos den dataansvarlige

2. Ansatte hos den dataansvarlige

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan
påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:


Behandlingen af personoplysninger er ikke tidsbegrænset og skal vare ind til denne databehandleraftale er ophørt eller annulleret af en af parterne. Med mindre andet fremgår af gældende lovgivning.

Bilag B Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere


Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende
underdatabehandlere


NAVN CVR ADRESSE BESKRIVELSE AF BEHANDLING


Amazon Web
Services (”AWS”)


Databehandleren anvender Amazon Web Services (“AWS”), som hosting-leverandør, og AWS er således underdatabehandler. AWS er leverandør af hosting (stiller serverplads til rådighed) og formålet med behandlingen hos AWS er opbevaring af personoplysninger. Lokalitet for behandlingen er EU Data Center i Frankfurt. Link til underdatabehandleraftale indgået med AWS findes her

Mailgun Technologies Inc. (”Mailgun”)


Databehandleren anvender Mailgun Technologies Inc. (”Mailgun”), som leverandør af e-mail tjeneste, og Mailgun er således underdatabehandler. Formålet med behandlingen hos Mailgun Technologies er opretholdelse af mail-service. Lokalitet for behandlingen er EU Data center. Link til underdatabehandleraftale indgået med Mailgun findes her.

Den Dataansvarliges personoplysninger behandles som udgangspunkt i EU. I det omfang brugen af AWS
og/eller Mailgun alligevel forudsætter overførsel af den Dataansvarliges personoplysninger til tredjelande,
dvs. lande uden for EU/EØS, fremgår dette af ovenstående vilkår fra AWS og Mailgun, f.eks. i de tilfælde,
hvor det er nødvendigt at personoplysninger overføres til AWS og/eller Mailguns underdatabehandlere uden
for EU/EØS. I givet fald instruerer den Dataansvarlige herved Databehandleren om at foretage sådanne
overførsler, forudsat at der etableres et lovligt overførselsgrundlag, og der etableres de nødvendige
supplerende beskyttelsesforanstaltninger til beskyttelse af personoplysningerne, jf. Schrems II (C-311-18)
og EDPB’s anbefalinger (01/2020) om supplerende beskyttelsesforanstaltninger.


Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte
underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den
dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden
behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne
behandlingsaktivitet.

Den dataansvarlige har givet general godkendelse til brug af underdatabehandlere jf. afsnit 7.


Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks


Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at
databehandleren udfører følgende:


Levering af rekrutteringsplatform i henhold til indgået aftale om levering af ”software-as-a-service” ( SaaS)
løsning mellem Parterne.

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

At behandlingen omfatter en større mængde personoplysninger (ikke-følsomme personoplysninger) hvorfor
der skal etableres et passende sikkerhedsniveau som beskrevet nedenfor.


Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og
organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og
aftalte) sikkerhedsniveau.


Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende
foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:


Fysisk sikkerhed (brand, strømafbrydelser, oversvømmelser m.v.)

Der er etableret sikring mod brand og således, at driften kan fortsætte, også ved strømafbrydelser af en vis
varighed, ligesom der er beskyttet på sædvanlig vis mod oversvømmelse.


Når udstyr og mobile enheder ikke anvendes, er udstyret og enhederne låst og/eller låst inde.


Adgangskontrol

Databehandleren beskytter sine faciliteter med sædvanlige indbruds- og tyverialarmer. Det er udelukkende
relevante personer, der har adgang til databehandlerens faciliteter.


Teknisk sikkerhed (Firewalls og antivirus)

Databehandleren sørger for, at alle arbejdsmaskiner og servere er udstyret med antivirus-software med
henblik på at blokere vira, malware m.v. Netværket er placeret bag firewalls for at kunne beskytte netværket
mod uautoriseret adgang.


Kryptering

Databehandleren sørger for, at kommunikation af følsomme personoplysninger sker over sikre forbindelser.
Følsomme personoplysninger, der overføres uden for et lukket netværk kontrolleret af databehandleren,
beskyttes med kryptering.


Lagring af data og backup

Databehandleren foretager rutinemæssigt sikkerhedskopier af de behandlede personoplysninger. Kopierne
opbevares adskilt og forsvarligt, så personoplysningerne kan genskabes. Instruks om sletning af
personoplysninger omfatter sletning af personoplysninger indeholdt i sikkerhedskopier.

Organisatorisk sikkerhed (adgangsrettigheder)

Databehandleren sikrer, at medarbejdere hos databehandleren alene har adgang til de systemer, der er
relevante for den enkelte medarbejder.


Alle ansatte har unikke brugernavne og passwords. Brugernavne og passwords oprettes og ændres efter
alment anerkendte principper. Der foretages registrering af afviste adgangsforsøg. Efter gentagne afviste
adgangsforsøg fra samme arbejdsstation eller med samme brugeridentifikation, blokeres der for yderligere
forsøg.


Fortrolighed

Alle medarbejdere hos databehandleren, der har adgang til personoplysninger, er underlagt
fortrolighedsaftaler.


Logning

Der sker logning af tilgange til systemer, der indeholder personoplysninger. Sådan logning registrerer
tidspunktet, hvilken medarbejder, der tilgår systemet samt formålet med tilgangen.


Sletning og kassation

Databehandleren har ret til løbende sletning af data. Instruks om sletning af personoplysninger omfatter
sletning af personoplysninger indeholdt i sikkerhedskopier.


IT-lagermedier

Harddiske og øvrige lagermedier, der udgår fra driften, destrueres på en måde, så det ikke er muligt at
genetablere data. Alle genbrugte diske formateres i overensstemmelse med gældende
branchestandarder.


C.3 Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den
dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og
organisatoriske foranstaltninger:
Databehandleren skal gøre alle rimelige bestræbelser på at bistå de dataansvarlige, herunder, men ikke
begrænset til at give den dataansvarlige adgang til relevante medarbejdere og efter anmodning give den
dataansvarlige med de ønskede oplysninger og materiale inden for rimelig tid efter den dataansvarlige har
fremsat anmodningen.


C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine

Personoplysninger opbevares så længe der er en gældende aftale mellem parterne eller indtil den
dataansvarlige ønsker daten returneret eller slettet, hvorefter de slettes hos databehandleren.
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette
eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den
dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige
valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning
til bestemmelserne.


C.5 Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges
forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
- EU

- Tredjelande hvis omfattet af afsnit B.1


C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Overførsel af personlige oplysninger til tredjelande må kun ske i de tilfælde som beskrevet i afsnit B1.
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks
vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for
rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.


C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af
personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige foretager højst én gang årligt en fysisk
inspektion af lokaliteterne, hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder
fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen, med henblik på at
fastslå databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i
anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.


Ud over det planlagte tilsyn, kan den dataansvarlige gennemføre en inspektion hos databehandleren, når
den dataansvarlige finder det nødvendigt.


Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den
dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid),
der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.


C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er
overladt til underdatabehandlere

Databehandleren skal årligt indhente en revisionserklæring eller inspektionsrapport fra en uafhængig
tredjepart vedrørende underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen,
databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.


Der er enighed mellem parterne om, at databehandleren kan stole på følgende typer af rapporter fra
underdatabehandlere og kan anvendes i overensstemmelse med disse bestemmelser:


- ISAE 3000 GDPR
- SOC 2 Privacy and SOC 3
- ISO 27701 (Privacy information management)
- ISO 27018 (Cloud Privacy) for sub-processors providing cloud services
- SSAE16/ISAE 3402


Revisionserklæringen eller inspektionsrapporten fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige
til orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden i erklæringen/rapporten og
kan i sådanne tilfælde anmode om en ny revisionserklæring eller inspektionsrapport under andre rammer
og/eller under anvendelse af anden metode.


Baseret på resultaterne af erklæringen/rapporten, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om
gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af
databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes
nationale ret og disse Bestemmelser.


Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren har herudover adgang til at foretage
inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra underdatabehandleren foretager

behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse
med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når databehandleren (eller den
dataansvarlige) finder det nødvendigt.


Dokumentation for sådanne inspektioner fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til
orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden af inspektionen og kan i
sådanne tilfælde anmode om gennemførelsen af en ny inspektion under andre rammer og/eller under
anvendelse af anden metode.


Bilag D Parternes regulering af andre forhold

Parternes aftalevilkår er fastsat i den aftale, hvortil dette bilag er en integreret del af.

Åben pdf