i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på
databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem ”den dataansvarlige” og OpenRecruit ApS herefter ”databehandleren”,
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne” har aftalt følgende standardkontraktsbestemmelser
(Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets
fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.
1. Præambel .................................................................................................................................................................... 3
2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser ....................................................................................................... 3
3. Databehandleren handler efter instruks .................................................................................................................... 4
4. Fortrolighed .................................................................................................................................................................. 4
5. Behandlingssikkerhed.................................................................................................................................................. 4
6. Anvendelse af underdatabehandlere.......................................................................................................................... 5
7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer .................................................................................... 6
8. Bistand til den dataansvarlige ..................................................................................................................................... 7
9. Underretning om brud på persondatasikkerheden..................................................................................................... 8
10. Sletning og returnering af oplysninger ................................................................................................................. 8
11. Revision, herunder inspektion ............................................................................................................................. 9
12. Parternes aftale om andre forhold ...................................................................................................................... 9
13. Ikrafttræden og ophør .......................................................................................................................................... 9
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun
foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige
og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som
databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til
EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal
databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre
den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige
interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for
rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en
international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder
det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er
baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i
databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke
udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i
databeskyttelsesforordningens kapitel V.
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den
dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse
af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes
rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med,
at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller
begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk
behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (enkonsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet,
inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at
behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige
for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed
databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder
for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet
opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 36 timer efter, at
denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til
at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf.
databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med
at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at
databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33,
stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente
tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt,
kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det
omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere
bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at
begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse
med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på
persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren
forpligtet til at tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier, medmindre
EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af
databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den
dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages
af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og
underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter modbehørig legitimation.
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
2. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
3. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne
er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.
Som led i den dataansvarliges indgåelse af Aftale om brug af rekrutteringsplatformen, foretager databehandleren som databehandler behandling af personoplysninger for den dataansvarlige som dataansvarlig.
Databehandleren er en softwarevirksomhed, der har udviklet en rekrutteringsplatform, der kan benyttes af virksomheder og organisationer i deres rekrutteringsproces.
I rekrutteringsplatformen behandles ansøgninger og data relatereret til ansøgerne. Rekrutteringsplatformen gør det muligt for brugere at uploade personhenførbare oplysninger såsom navn, adresse, uddannelsesoplysninger og anbefalinger.
Databehandleren leverer en rekrutteringsplatform som anvendes i den dataansvarliges rekrutteringsproces. Rekrutteringsplatformen behandler hermed ansøgninger og data relateret til ansøgere, som uploades af ansøgeren selv eller den dataansvarlige. Samt data på ansatte hos den dataansvarlige som er ansvarlige for rekrutteringsprocessen og dermed er brugere af rekrutteringsplatformen.
Følgende personoplysninger behandles i rekrutteringsplatformen:
Navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, uddannelsesoplysninger, anbefalinger og CV.
1. Ansøgere hos den dataansvarlige
2. Ansatte hos den dataansvarlige
Behandlingen af personoplysninger er ikke tidsbegrænset og skal vare ind til denne databehandleraftale er ophørt eller annulleret af en af parterne. Med mindre andet fremgår af gældende lovgivning.
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende
underdatabehandlere
NAVN CVR ADRESSE BESKRIVELSE AF BEHANDLING
Amazon Web
Services (”AWS”)
Databehandleren anvender Amazon Web Services (“AWS”), som hosting-leverandør, og AWS er således underdatabehandler. AWS er leverandør af hosting (stiller serverplads til rådighed) og formålet med behandlingen hos AWS er opbevaring af personoplysninger. Lokalitet for behandlingen er EU Data Center i Frankfurt. Link til underdatabehandleraftale indgået med AWS findes her
Mailgun Technologies Inc. (”Mailgun”)
Databehandleren anvender Mailgun Technologies Inc. (”Mailgun”), som leverandør af e-mail tjeneste, og Mailgun er således underdatabehandler. Formålet med behandlingen hos Mailgun Technologies er opretholdelse af mail-service. Lokalitet for behandlingen er EU Data center. Link til underdatabehandleraftale indgået med Mailgun findes her.
Den Dataansvarliges personoplysninger behandles som udgangspunkt i EU. I det omfang brugen af AWS
og/eller Mailgun alligevel forudsætter overførsel af den Dataansvarliges personoplysninger til tredjelande,
dvs. lande uden for EU/EØS, fremgår dette af ovenstående vilkår fra AWS og Mailgun, f.eks. i de tilfælde,
hvor det er nødvendigt at personoplysninger overføres til AWS og/eller Mailguns underdatabehandlere uden
for EU/EØS. I givet fald instruerer den Dataansvarlige herved Databehandleren om at foretage sådanne
overførsler, forudsat at der etableres et lovligt overførselsgrundlag, og der etableres de nødvendige
supplerende beskyttelsesforanstaltninger til beskyttelse af personoplysningerne, jf. Schrems II (C-311-18)
og EDPB’s anbefalinger (01/2020) om supplerende beskyttelsesforanstaltninger.
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte
underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den
dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden
behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne
behandlingsaktivitet.
Den dataansvarlige har givet general godkendelse til brug af underdatabehandlere jf. afsnit 7.
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at
databehandleren udfører følgende:
Levering af rekrutteringsplatform i henhold til indgået aftale om levering af ”software-as-a-service” ( SaaS)
løsning mellem Parterne.
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
At behandlingen omfatter en større mængde personoplysninger (ikke-følsomme personoplysninger) hvorfor
der skal etableres et passende sikkerhedsniveau som beskrevet nedenfor.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og
organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og
aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende
foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
Der er etableret sikring mod brand og således, at driften kan fortsætte, også ved strømafbrydelser af en vis
varighed, ligesom der er beskyttet på sædvanlig vis mod oversvømmelse.
Når udstyr og mobile enheder ikke anvendes, er udstyret og enhederne låst og/eller låst inde.
Databehandleren beskytter sine faciliteter med sædvanlige indbruds- og tyverialarmer. Det er udelukkende
relevante personer, der har adgang til databehandlerens faciliteter.
Databehandleren sørger for, at alle arbejdsmaskiner og servere er udstyret med antivirus-software med
henblik på at blokere vira, malware m.v. Netværket er placeret bag firewalls for at kunne beskytte netværket
mod uautoriseret adgang.
Databehandleren sørger for, at kommunikation af følsomme personoplysninger sker over sikre forbindelser.
Følsomme personoplysninger, der overføres uden for et lukket netværk kontrolleret af databehandleren,
beskyttes med kryptering.
Databehandleren foretager rutinemæssigt sikkerhedskopier af de behandlede personoplysninger. Kopierne
opbevares adskilt og forsvarligt, så personoplysningerne kan genskabes. Instruks om sletning af
personoplysninger omfatter sletning af personoplysninger indeholdt i sikkerhedskopier.
Databehandleren sikrer, at medarbejdere hos databehandleren alene har adgang til de systemer, der er
relevante for den enkelte medarbejder.
Alle ansatte har unikke brugernavne og passwords. Brugernavne og passwords oprettes og ændres efter
alment anerkendte principper. Der foretages registrering af afviste adgangsforsøg. Efter gentagne afviste
adgangsforsøg fra samme arbejdsstation eller med samme brugeridentifikation, blokeres der for yderligere
forsøg.
Alle medarbejdere hos databehandleren, der har adgang til personoplysninger, er underlagt
fortrolighedsaftaler.
Der sker logning af tilgange til systemer, der indeholder personoplysninger. Sådan logning registrerer
tidspunktet, hvilken medarbejder, der tilgår systemet samt formålet med tilgangen.
Databehandleren har ret til løbende sletning af data. Instruks om sletning af personoplysninger omfatter
sletning af personoplysninger indeholdt i sikkerhedskopier.
Harddiske og øvrige lagermedier, der udgår fra driften, destrueres på en måde, så det ikke er muligt at
genetablere data. Alle genbrugte diske formateres i overensstemmelse med gældende
branchestandarder.
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den
dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og
organisatoriske foranstaltninger:
Databehandleren skal gøre alle rimelige bestræbelser på at bistå de dataansvarlige, herunder, men ikke
begrænset til at give den dataansvarlige adgang til relevante medarbejdere og efter anmodning give den
dataansvarlige med de ønskede oplysninger og materiale inden for rimelig tid efter den dataansvarlige har
fremsat anmodningen.
Personoplysninger opbevares så længe der er en gældende aftale mellem parterne eller indtil den
dataansvarlige ønsker daten returneret eller slettet, hvorefter de slettes hos databehandleren.
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette
eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den
dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige
valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning
til bestemmelserne.
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges
forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
- EU
- Tredjelande hvis omfattet af afsnit B.1
Overførsel af personlige oplysninger til tredjelande må kun ske i de tilfælde som beskrevet i afsnit B1.
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks
vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for
rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige foretager højst én gang årligt en fysisk
inspektion af lokaliteterne, hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder
fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen, med henblik på at
fastslå databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i
anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Ud over det planlagte tilsyn, kan den dataansvarlige gennemføre en inspektion hos databehandleren, når
den dataansvarlige finder det nødvendigt.
Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den
dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid),
der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.
Databehandleren skal årligt indhente en revisionserklæring eller inspektionsrapport fra en uafhængig
tredjepart vedrørende underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen,
databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Der er enighed mellem parterne om, at databehandleren kan stole på følgende typer af rapporter fra
underdatabehandlere og kan anvendes i overensstemmelse med disse bestemmelser:
- ISAE 3000 GDPR
- SOC 2 Privacy and SOC 3
- ISO 27701 (Privacy information management)
- ISO 27018 (Cloud Privacy) for sub-processors providing cloud services
- SSAE16/ISAE 3402
Revisionserklæringen eller inspektionsrapporten fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige
til orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden i erklæringen/rapporten og
kan i sådanne tilfælde anmode om en ny revisionserklæring eller inspektionsrapport under andre rammer
og/eller under anvendelse af anden metode.
Baseret på resultaterne af erklæringen/rapporten, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om
gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af
databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes
nationale ret og disse Bestemmelser.
Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren har herudover adgang til at foretage
inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra underdatabehandleren foretager
behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse
med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når databehandleren (eller den
dataansvarlige) finder det nødvendigt.
Dokumentation for sådanne inspektioner fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til
orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden af inspektionen og kan i
sådanne tilfælde anmode om gennemførelsen af en ny inspektion under andre rammer og/eller under
anvendelse af anden metode.
Parternes aftalevilkår er fastsat i den aftale, hvortil dette bilag er en integreret del af.
